De Delftse Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de online vindbaarheid van gemeentelijke beleidsinformatie. Een belangrijk onderzoek, wat BBN betreft. Als bestuur van een belangenorganisatie ben je vaak wat beter ingewijd, maar ook voor ons is het soms uitermate lastig geldig beleid te vinden.
Rekenkamer onderzoek
In het onderzoek voor de Delftse Rekenkamer is de informatievoorziening door de gemeente gefileerd. De bijlagen van het rapport, met vijf casussen waarin gezocht wordt op de digitale gemeentesite, leest bijna als een roman, en levert vooral veel herkenning op. Zie hier, met name vanaf blz 18.
De Rekenkamer concludeert:
- Beleidsinformatie is niet makkelijk vindbaar
- Gevonden informatie is onvoldoende relevant
- De informatie biedt de bezoeker weinig relatie tot de context
De Rekenkamer doet een aantal aanbevelingen:
- Publiceer beleidsinformatie alleen op de bestuurlijke website
- Maak beleidsinformatie makkelijker doorzoekbaar
- Zorg voor relevante zoekresultaten
- Werk met dossiers
- Presenteer beleidsinformatie in samenhang
Een voorbeeld uit onze ervaringen: het evenementenbeleid
BBN herkent de ervaringen met lastig vindbare beleidsinformatie. Hieronder een voorbeeld gebaseerd op deze eigen ervaringen in het vinden van het evenementenbeleid.
Er zijn drie gemeentelijke beleidsnota's relevant, de Nota Doorontwikkeling evenementenbeleid (2017), de Evaluatie van het Delfts evenementenbeleid (2015), de Nota Integraal evenementenmodel (2009). Te vinden op de gemeentesite onder beleid-evenementen.
Zonder enige toelichting staan ze daar tussen heel andere documenten; in niet-chronologische volgorde (2017, 2009, 2015). De nota’s uit 2015 en 2017 zijn bijstellingen, maar delen van het oude beleid bestaan nog steeds. En daarnaast is er de APV, die o.a. bepaalt dat (1) het college voor evenementen gebieden en/of locaties aan kan wijzen en/of nadere regels kan stellen en (2) dat de burgemeester nadere regels kan vaststellen betreffende het beslissen op een aanvraag om een vergunning voor het houden van een evenement. Zijn die regels ergens vastgesteld? De APV verwijst er zelf niet naar. Of zijn de regels vervat in de drie beleidsnota’s? Maar welke gelden er dan nog wel, en welke niet meer?
Hoe kom je bijvoorbeeld achter de eindtijden van evenementen? De APV bevat hier geen info over. De twee meest recente beleidsnota’s niet, je moet terug nar de nota uit 2009 om deze te vinden. En de locatieprofielen, voorlichtingsfolders voor evenementenorganisaties, bevatten deze info ook niet. Evenmin als het tabblad evenementenvergunning op bovenstaande website.
In 2018 schreven we over de bekendmaking van evenementen, zie hier.
In onze brief van die zomer schreven we:
“hoe kan een evenementenorganisator weten dat een bewonersbrief verstuurd moet worden? In het evenementenbeleid op de website van de gemeente is dit alleen impliciet aangegeven. In het stappenplan is het niet aangegeven. Op het aanvraagformulier voor een vergunning is het niet aangegeven. Ook op de pagina over de evenementenvergunning voor groot, middelgroot en klein evenement, als ook op de pagina over het melden van de meldingsplichtige variant van een klein evenement is dit niet aangegeven.”
De gemeente antwoorde met
“De gemeente neemt dit signaal serieus op en zal de informatievoorziening op de website nog eens goed onder de loep nemen. In het vergunningsproces zullen wij de organisatoren nog nadrukkelijker wijzen op de verplichting van het informeren van de buurt.”
Sindsdien is er op dit onderwerp slechts een aanpassing geweest: in het locatieprofiel staat de verplichting tot versturen van een bewonersbrief vermeld. Nog steeds is op de andere plekken via de site niets terug te vinden, dus ook niet bij het aanvraagformulier en de pagina over melden. En ook niet in het stappenplan. En is het als beleid dus niet goed kenbaar.
En toen?
BBN onderschrijft de conclusies en aanbevelingen van het rekenkamerrapport volledig.
Het college noemt het in zijn reactie ook een waardevol rapport met “bruikbare inzichten” en “goede aanbevelingen” te vinden. Tevens stelt het college "De ontsluiting van beleidsdocumenten en de verwijzing naar de bronnen waar deze stukken zijn te vinden, is een voortdurend aandachtspunt. Dit geldt zowel bij het verbeteren van het raadsinformatiesysteem, ris.delft.nl, als in de verdere ontwikkeling van onze dienstverlenende website, delft.nl.” Maar als je dat afzet tegen de belofte in het antwoord in onze bovengenoemde brief van 2018, dan herkennen wij die werkelijkheid helaas nog niet.