Bekendmaking evenementen

Op 3 augustus stuurde BBN een brief naar het College van B&W over bekendmaking van evenementen. Aanleiding was een evenement in juli aan het Vrouwjuttenland waar omwonenden geen bewonersbrief hadden ontvangen. We hebben bij verschillende omwonenden t.a.v verschillende evenementen die in augustus en september op het Doelenplein plaatsvonden later weer nagevraagd: ook daar zijn geen bewonersbrieven verspreid.

Waarom vinden we een bewonersbrief belangrijk? Veel bewoners in de binnenstad accepteren dat er zo nu en dan overlast is door evenementen, maar vinden de voorspelbaarheid daarbij belangrijk. Dat beperkt de beleving van overlast. Je kan er immers rekening mee houden, bijvoorbeeld door bezigheden buitenhuis plannen, geen bezoek uit te nodigen dat slecht ter been is en je slaaptijden wat aan te passen. De gemeente ziet dat belang ook, en heeft in 2015 in de nota evaluatie evenementenbeleid aangegeven de bewonersbrief onderdeel te laten zijn van de aanvraagprocedure.

Toezien op verzending brief

We vroegen de gemeente hoe het kan dat een vergunning toch verleend is – wie ziet toe op verzending van de bewonersbrief?

De gemeente antwoord in haar brief van 27 september als volgt:

In de vergunning (…) staat onder de voorschriften vermeld dat de vergunninghouder de gebruikers van de percelen in de omgeving van de locatie tenminste 2 weken voorafgaande aan de activiteiten op de hoogte moet stellen door middel van een bewonersbrief. Momenteel gaan wij te goeder trouw er van uit dat de bewonersbrieven worden verspreid. Het is goed dat u dit signaal afgeeft. Wij zullen dit als aandachtspunt meenemen in de evaluatie en eventuele toekomstige edities van dit evenement en andere evenementen.

En verder in de brief

Ten slotte geeft u aan dat het u in het algemeen opvalt dat de bekendmaking aan omwonenden van evenementen en incidentele festiviteiten niet plaatsvindt zoals is afgesproken. Het advies aan u is om soortgelijke signalen in het vervolg zo mogelijk zelf met de organisator te bespreken.

BBN is blij dat er meer aandacht komt, maar eerlijk gezegd wel behoorlijk verbaasd dat er geen toezicht plaatsvond op deze vergunningsvoorwaarde. Ook vinden we het wat vreemd dat wij als belangenorganisatie een organisator op de nakoming van gemeentelijke regels moeten gaan wijzen. Die taak ligt wat ons betreft toch echt primair bij de gemeente. We worden toch ook niet geacht om foutparkeerders aan te spreken?

Hoe weet organisator dat hij een brief moet versturen?

We vroegen de gemeente verder hoe een evenementenorganisator kan weten dat een bewonersbrief verstuurd moet worden. In een van de drie nota’s over het evenementenbeleid op de website van de gemeente is dit alleen heel erg impliciet aangegeven. Maar ook op het aanvraagformulier voor een vergunning is het niet aangegeven, in het stappenplan is het niet aangegeven, ook niet op de pagina over de evenementenvergunning voor groot, middelgroot en klein evenement en ook niet op de pagina over het melden van de meldingsplichtige variant van een klein evenement: nergens is het dus aangegeven.

De gemeente antwoord in haar brief van 27 september als volgt:

In de vergunning (…) staat onder de voorschriften vermeld dat de vergunninghouder de gebruikers van de percelen in de omgeving van de locatie tenminste 2 weken voorafgaande aan de activiteiten op de hoogte moet stellen door middel van een bewonersbrief.

En verder:

In het vergunningsproces wordt door de desbetreffende ambtenaar gewezen op het belang van de communicatie richting de omgeving en het versturen van bewonersbrieven. Bij middelgrote en grote evenementen moet een voorbeeld bewonersbrief bijgevoegd worden in het veiligheidsplan

En verder:

De gemeente neemt dit signaal serieus op en zal de informatievoorziening op de website nog eens goed onder de loep nemen. In het vergunningsproces zullen wij de organisatoren nog nadrukkelijker wijzen op de verplichting van het informeren van de buurt.

BBN is blij dat er meer aandacht komt de aanvrager hierop te wijzen. Maar signaleert wel dat de verplichting in het beleid zelf niet duidelijk verankerd is.

Er zijn verder ook kleine evenementen die alleen meldingsplichtig zijn: hoe kan die organisator weten dat hij tijdig een bewonersbrief moet versturen als het nergens als voorwaarde staat? En hoe kan hij weten wat er in moet staan? Wordt hij na de melding daarover bericht?

En sinds het antwoord van de gemeente is de website nog niet aangepast.

Publicaties over vergunningen in Stadskrant

We constateerden bij het evenement dat de aanleiding was voor ons brief dat pas op woensdag 11 juli de verleende vergunning in de Stadskrant was gepubliceerd; pal voor het weekend dat het evenement plaatsvond. We vroegen ons af waarom dat niet eerder kon en waarom er bij de publicatie geen verwijzing naar de inzagemogelijkheid van de vergunning is opgenomen, zoals afgesproken in de nota Doorontwikkeling evenementenbeleid.

De gemeente antwoord in haar brief van 27 september als volgt:

Daarnaast worden de verleende vergunningen per tijdsblok gepubliceerd in de Stadskrant. U kunt deze vergunningen inzien op afspraak in het stadskantoor. Normaliter staat de informatie over de inzagemogelijkheid in de Stadskrant onder het kopje ‘evenementen vergunningen’. Deze zin is door ruimtegebrek eenmalig weggevallen.

Een niet al te royaal antwoord, maar inmiddels is de praktijk aangepast, en worden ook vergunningaanvragen in de stadskrant gepubliceerd, en ook in de digitale variant (de gemeenteberichten) (zie ook onze eerdere briefwisseling over gemeenteberichten – klik hier). Dat is wat BBN betreft een belangrijke verbetering, die omwonenden ook in staat stelt om een zienswijze in te dienen als een aanvraag wordt gepubliceerd.

Helder vindbaar evenementenbeleid

Omdat in het beleid nergens duidelijk staat dat bewonersbrieven verzonden moeten worden, laat staan wat er in moet staan, en dit beleid in drie beleidsnota’s is terug te vinden – los van de regels in de APV zelf -, haalden we de afspraak uit de nota evaluatie evenementenbeleid uit 2015 aan om het evenementenbeleid te bundelen in een compacte nota of handleiding, die voor iedereen beschikbaar is. We vroegen de gemeente wanneer dit gaat gebeuren.

Daarop komt het volgende antwoord:

Op het moment is de gemeente bezig met het opstellen van locatieprofielen voor de evenementenlocaties in Delft. Het locatieprofiel bestaat enerzijds uit een sfeerbeschrijving met de daarbij passende beoogde programmering en anderzijds biedt dit document een overzicht van de beheeraspecten en fysieke eigenschappen van de locatie. Dit document kunt u zien als een compacte handleiding van alle punten waar de organisator op die specifieke locatie aan moet denken. Informatievoorziening richting de omgeving komt in dit profiel ook expliciet aan bod inclusief de contactgegevens van de belangenvereniging die in dit gebied actief is.

BBN is van mening dat deze locatieprofielen belangrijk kunnen zijn bij het op een goede wijze rekening houden met omwonenden bij het organiseren van een aantal evenementen. Maar is niet tevreden dat de afspraak uit 2015 hiermee wordt afgedaan.

Immers: sommige evenementen worden ook buiten evenementenlocaties georganiseerd. Hoe kan de organisator dan te weten komen wat het beleid is? Dan moet hij nu drie nota’s en de APV doorspitten. En dan blijkt zoiets als de bewonersbrief nog niet eens duidelijk terug te vinden te zijn. Met duidelijk beleid, kan het opleggen van vergunningsvoorwaarden ook beter gemotiveerd worden, wat de handhavingsmogelijkheden vergroot.

Wat BBN betreft komt er gewoon op de website een voorbeeld van een bewonersbrief. Dat is ook van belang, omdat alleen dan bewoners kunnen weten welke informatie in zo’n brief tenminste vermeld dient te worden. Inspiratie is makkelijk te vinden. Zie bijvoorbeeld de gemeente Hilversum, klik hier.

BBN zal naar aanleiding van de reactie van de gemeente op de brief opnieuw in gesprek gaan, omdat er voor ons te veel vragen open blijven.