Bekendmaking evenementen

Een van de zaken die de overlast van evenementen kan beperken is de voorspelbaarheid. De informatievoorziening vooraf was een van de aandachtspunten in de evaluatie en doorontwikkeling van het evenementenbeleid.

Naar aanleiding van een recent evenement, “Flink Gegist”, op 15 juli op het Vrouwjuttenland, hebben we eens nagegaan hoe het zit met die voorspelbaarheid. Van diverse omwonenden begrepen we dat er geen bewonersbrief is verstuurd aan omwonenden over dit evenement. En dat is apart. In 2015 heeft de gemeente in de Nota evaluatie evenementenbeleid aangegeven de bewonersbrief onderdeel te laten zijn van de aanvraagprocedure, juist om er zeker van te zijn dat deze verstuurd wordt. Kennelijk wordt niet goed toegezien op de verzending van de bewonersbrief.

Is dat dan een fout van de evenementenorganisator? Eerlijk gezegd: zo duidelijk is de gemeente in haar beleid ook niet over de verplichting tijdig een bewonersbrief te versturen. Als je bijvoorbeeld kijkt op de website van de gemeente, dan kost het moeite deze verplichting te vinden. Er is een keurig stappenplan te vinden voor als je evenement gaat organiseren, maar geen info daarin over de bewonersbrief. Op het aanvraagformulier voor een vergunning is het ook niet aangegeven. En op de pagina’s met detailinformatie over de evenementenvergunning respectievelijk de meldingsplicht voor een bepaald soort kleine evenementen is niet aangegeven dat er tijdig een bewonersbrief verstuurd moet worden. Hoor je het pas als je de vergunning krijgt? Wordt het mondeling medegedeeld? We zijn benieuwd. Alleen bij incidentele festiviteiten is het beleid wel duidelijk: uiterlijk 2 weken van te voren moeten omwonenden op de hoogte worden gesteld.

Het evenementenbeleid zelf is over tenminste drie nota’s verspreid. In 2015 is in de Nota evaluatie evenementenbeleid al afgesproken het evenementenbeleid te bundelen in een compacte nota of handleiding, die voor iedereen beschikbaar is. Maar dat is nog steeds niet gebeurd; nog sterker: in 2017 verscheen een nieuwe nota (Doorontwikkeling evenementenbeleid). Zo’n bundeling is van belang om voor iedereen helder te hebben wat nu de (on)mogelijkheden zijn van het organiseren van evenementen en onder welke condities dit kan.

In het evenementenbeleid is ook afgesproken dat de gemeente de verleende vergunning publiceert in de Stadskrant, met vermelding van de inzagemogelijkheid. Bij dit concrete geval is pas op woensdag 11 juli gepubliceerd dat een vergunning is verleend. Bij die publicatie is geen verwijzing naar de inzagemogelijkheid van de vergunning opgenomen. Dit op het laatste moment publiceren is helaas geen uitzondering.

Los van dit concrete voorbeeld valt ons op dat de bekendmaking aan omwonenden van evenementen en incidentele festiviteiten niet plaatsvindt zoals is afgesproken rond de evaluatie van het evenementenbeleid. Voor BBN is dit een zeer belangrijk punt. We weten dat omwonenden van locaties waar evenementen plaatsvinden geregeld plannen op het betreffende tijdstip elders te zijn. Dat beperkt de overlast. Daar is voorspelbaarheid van de verwachte overlast een groot goed bij.

Naar aanleiding van het bovenstaande hebben we het college een aantal vragen gesteld in een brief. Voor de brief, klik hier.

geplaatst op 03 augustus 2018